Если в случае с домашним переездом некий простой дела может быть прощен, то вот с офисным все гораздо сложнее. Каждый затянутый день заставляет терять драгоценное время, которое, как известно, всегда тянет за собой потерю финансов. Чтобы сократить время переезда до максимума, исключив потерю важнейших документов и путаницу, необходимо грамотно подойти к организации процесса.
Отдать организационные работы стоит в руки коммуникабельного и оперативного сотрудника, который знает все нюансы работы фирмы. Им может стать офис-менеджер, секретарь или любой другой, подходящий по основным требованиям, работник. Ему будет необходимо непросто найти грузчиков, а составить план, где пошагово расписать все нюансы предстоящего процесса переезда.
Этап №1- осведомить всех работников офиса
Для этого можно собрать общую пятиминутку, на которой сразу после официального решения руководства, объявить о скорой смене адреса. Впрочем, это может быть и письменное уведомление, которое будет дано рассылкой по e-mail работников. Чтобы наверняка удостовериться в том, что все сотрудники в курсе, можно написать объявление и повесить его на видное место (доска, холл, приемная).
Важно чтобы все работники имели следующую информацию:
- адрес, куда переезжает офис;
- точная дата, когда состоится переезд;
- схематичная карта, как доехать к новому офису на своем или общественном транспорте;
- уведомление о наличии ближайшей парковки;
- предварительная схема расположения отделов и кабинетов на новом месте.
Как только информационная часть работы будет проведена, можно будет приступать к дальнейшим действиям.
Этап №2 – составление плана
Этим необходимо заняться заранее. Лучшее время – за месяц до даты выезда офиса. В план включаем следующие пункты:
- список переезжающих – сколько сотрудников, кабинетов, отделов и пр.;
- поиск организации для транспортировки – лучше выбирать профильные учреждения, которые сфокусированы именно на офисных переездах;
- подготовка вещей и техники – обязательно необходимо составить полный список вещей и приобрести различную упаковку, которая обеспечит бережную перевозку;
- подготовка новых помещений – кабинеты должны быть распределены и, желательно, подписаны, чтобы не было путаницы.
Упростить процесс помогут заранее заданные рамки по времени, отведенные на выполнение каждого пункта. Лучше если в каждом отделе будет ответственное лицо, которое организует своевременную и правильную упаковку вещей. Кстати, их сбор актуально начинать хотя бы за 10 суток до даты выезда.
Этап №3 – подбираем транспортную компанию
Чтобы подобрать оптимальный вариант, лучше заранее составить список из наиболее подходящих транспортных компаний и отправить его на согласование в администрацию офиса. Подбирая кандидатов, необходимо обращать внимание на:
- ценообразование, наличие договорной основы;
- возможности получить гарантии;
- опыт компании, отзывы о ее работе;
- широту профильного штата (грузчики, такелажники) и наличие технического оснащения.
Идеально, если после выбора транспортной компании будет возможность встретиться с ее менеджером, для уточнения сроков, этапов и цены работы, а также согласования сметы.
Этап №4 – организация своих сил
Обычная практика, когда подготовительный этап и упаковка вещей ложится на плечи сотрудников. В таком случае удается сократить финансовые расходы и повысить уровень безопасности перевозимых документов. На этом этапе важно разъяснить работникам офиса, что:
- нужно параллельно провести расхламление – убрать ненужные документы, старую канцелярию, вынести негодную технику, которая только занимает место в кабинетах;
- требуется аккуратное отношение ко всему техническому оснащению – мониторы должны паковаться в специальные защитные пленки, крепится скотчем и укладываться в коробки с маркировкой. Все кабеля необходимо тоже упаковать отдельно и подписать;
- необходим разумный подход к упаковке документов и архивов – папки в маркированные коробки, а не мешки. Обязательно необходимо делать опись документов и вкладывать ее в коробок. Чтобы упростить перенос документов общий вес одной полной коробки должен быть до 20 кг.;
- разборку мебели лучше оставить для специалистов – сотрудникам можно доверить только кресла и стулья;
- не стоит трогать тяжелые и важные предметы – сейфы, банкоматы, дорогая и антикварная мебель должна доверяться такелажникам.
Полностью оградить себя от необходимости вникать в узкие детали офисного переезда и заняться своими делами, позволит транспортная компания “ДарионАвто” – https://darionavto.ru/ofisnyi-pereezd/. Штат с широким выбором специалистов, все необходимое оборудование и большой опыт проведения подобных мероприятий, позволит переехать в новый офис быстро, и не потеряв в деньгах.
